Getting Things Done

iKanban sigue Getting Things Done de David Allen: recoge todo en una sola bandeja de entrada, decide qué significa cada cosa y trabaja con listas de próximas acciones en las que confías. Como cada tarjeta es un recordatorio, todo tu sistema vive en Recordatorios de Apple y se sincroniza con todos tus dispositivos.

Las herramientas GTD están en el área Flujo de trabajo de la barra lateral: Bandeja de entrada, Hoy, Revisión semanal, En espera, Algún día/Quizás, Contextos y Colores (consulta Colores y leyenda de colores).

Configurar la bandeja de entrada y Algún día/Quizás

Dos listas tienen un papel especial. En la barra lateral Kanban, abre el menú contextual de una lista y elige Establecer como bandeja de entrada o Establecer como Algún día/Quizás. El inspector del tablero también ofrece ambas opciones en Roles GTD cuando no hay nada seleccionado. Hasta que elijas, iKanban usa una lista llamada «Inbox» y una lista llamada «Someday/Maybe» o «Someday».

Capturar

Pon en la bandeja de entrada todo lo que ocupa tu atención. Fuera de un proyecto, Nuevo › Nueva tarjeta (⌘N en el Mac) sugiere la bandeja de entrada como lista, salvo que te estés centrando en otra lista. Todo lo que añadas a esa lista en Recordatorios de Apple —con Siri, por ejemplo— también llega ahí. En la columna Por hacer, la bandeja de entrada siempre va primero.

Aclarar la bandeja de entrada

Flujo de trabajo › Bandeja de entrada muestra cuántas capturas quedan por aclarar. Flujo de trabajo (en el Mac) o el botón del diagrama (en el iPad y el iPhone) muestra el diagrama de flujo de trabajo de GTD. Después elige cómo quieres trabajar:

• Lista muestra todas las capturas. Su menú ⋯ ofrece los resultados posibles: Hecho (2 min): terminado, Delegar → En espera, Aplazar al calendario, Mover a lista (próxima acción) y, para lo que no requiere acción, Algún día / Quizás o Papelera.
• Tarjeta por tarjeta plantea las preguntas captura por captura y resalta el paso en el diagrama: ¿Requiere acción? ¿Cuál es la próxima acción: un solo paso o un proyecto de varios pasos? ¿Llevará menos de dos minutos? Cada camino termina en una acción: hecha, delegada, aplazada con fecha de vencimiento o movida a una lista. Omitir por ahora deja una tarjeta para más tarde. En el Mac: pulsa Y o N para responder a la primera pregunta.

El material de referencia va en los Archivos de un proyecto: impórtalo allí. Cuando todo está aclarado, ves Bandeja vacía.

Próximas acciones y Hoy

Una próxima acción es una tarjeta en una lista, formulada como el siguiente paso físico concreto. Para señalarla como Siguiente, márcala en la columna Por hacer: abre el menú contextual de la tarjeta y elige Marcar.

Hoy reúne lo que toca ahora de todas las listas: Atrasadas, Vence hoy y Próximas (marcadas).

En espera

Las tarjetas que has delegado llevan el contexto @waiting; Delegar → En espera en la bandeja de entrada lo añade por ti. En espera muestra todas las tarjetas abiertas en espera, agrupadas por lista.

Algún día/Quizás

Algún día/Quizás muestra las tarjetas abiertas de tu lista Algún día/Quizás: ideas con las que aún no quieres comprometerte. La Revisión semanal las repasa.

Contextos

Un contexto indica dónde o con qué puedes hacer algo: @teléfono, @recados, @mac. Es una @palabra en el título de la tarjeta; ponlo en el campo Contexto del inspector de la tarjeta.

Flujo de trabajo › Contextos es el lugar de los contextos: Todo muestra todas las tarjetas, y cada fila de @contexto muestra sus tarjetas en Por hacer, En curso y Hecho. En el tablero, los contextos son un filtro: @ Todos los contextos ▾ arriba muestra las tarjetas de un contexto, o las Sin asignar.

Ir más allá

Los resultados que necesitan más de una lista —con su propio plan, mapas mentales y archivos— van en Proyectos. Mantén todo al día con la Revisión semanal.