Getting Things Done

iKanban segue Getting Things Done di David Allen: raccogli tutto in un’unica inbox, decidi cosa significa ogni elemento e lavora da elenchi di prossime azioni di cui ti fidi. Poiché ogni scheda è un promemoria, tutto il tuo sistema vive in Promemoria Apple e si sincronizza su tutti i tuoi dispositivi.

Gli strumenti GTD si trovano nell’area Flusso di lavoro della barra laterale: Inbox, Oggi, Revisione settimanale, In attesa, Un giorno/Forse, Contesti e Colori (vedi Colori e legenda dei colori).

Impostare Inbox e Un giorno/Forse

Due elenchi hanno un ruolo speciale. Nella barra laterale Kanban, apri il menu contestuale di un elenco e scegli Imposta come Inbox o Imposta come Un giorno/Forse. Quando non c’è nulla di selezionato, anche l’ispettore della Bacheca offre entrambi in Ruoli GTD. Finché non scegli, iKanban usa un elenco chiamato “Inbox” e un elenco chiamato “Someday/Maybe” o “Someday”.

Raccogliere

Metti nella Inbox tutto ciò che occupa la tua attenzione. Fuori da un progetto, Nuovo › Nuova scheda (⌘N su Mac) propone la Inbox come elenco, a meno che tu non stia guardando un altro elenco. Anche tutto ciò che aggiungi a quell’elenco in Promemoria Apple, per esempio con Siri, finisce lì. Nella colonna Da fare la Inbox viene sempre per prima.

Chiarire la Inbox

Flusso di lavoro › Inbox mostra quante raccolte restano da chiarire. Flusso di lavoro (su Mac) o il pulsante del diagramma (su iPad e iPhone) mostra il diagramma del flusso di lavoro GTD. Poi scegli come vuoi lavorare:

• Elenco mostra tutte le raccolte. Il suo menu ⋯ offre gli esiti: Fatto (2 min): completato, Delega → In attesa, Rimanda al calendario, Sposta in elenco (prossima azione) e, per le cose non azionabili, Un giorno / Forse o Cestino.
• Scheda per scheda pone le domande una raccolta alla volta ed evidenzia il passaggio nel diagramma: è azionabile? Qual è la prossima azione, un singolo passo o un progetto in più passi? Richiede meno di due minuti? Ogni percorso termina con un’azione: completata, delegata, rimandata con una scadenza o spostata in un elenco. Salta per ora lascia una scheda per dopo. Su Mac: premi Y o N per rispondere alla prima domanda.

Il materiale di riferimento va nei File di un progetto: importalo lì. Quando tutto è chiarito, vedi Inbox zero.

Prossime azioni e Oggi

Una prossima azione è una scheda in un elenco, formulata come il prossimo passo fisico concreto. Per segnarla come Prossima, contrassegnala nella colonna Da fare: apri il menu contestuale della scheda e scegli Contrassegna.

Oggi raccoglie da tutti gli elenchi ciò che è attuale adesso: In ritardo, Scade oggi e Prossime (contrassegnate).

In attesa

Le schede che hai affidato ad altri hanno il contesto @waiting; Delega → In attesa nella Inbox lo aggiunge per te. In attesa mostra tutte le schede in attesa aperte, raggruppate per elenco.

Un giorno/Forse

Un giorno/Forse mostra le schede aperte del tuo elenco Un giorno/Forse: idee su cui non vuoi ancora impegnarti. La Revisione settimanale le passa in rassegna.

Contesti

Un contesto dice dove o con cosa puoi fare qualcosa: @telefono, @commissioni, @mac. È una @parola nel titolo della scheda; impostalo nel campo Contesto dell’ispettore della scheda.

Flusso di lavoro › Contesti è il posto dei contesti: Tutto mostra tutte le schede, e ogni riga @contesto mostra le sue schede in Da fare, In corso e Fatto. Sulla bacheca i contesti sono un filtro: @ Tutti i contesti ▾ in alto mostra le schede di un contesto, oppure quelle Non assegnato.

Andare oltre

I risultati che richiedono più di un elenco, con un proprio piano, mappe mentali e file, vanno nei Progetti. Mantieni tutto aggiornato con la Revisione settimanale.