Getting Things Done

iKanban suit la méthode Getting Things Done de David Allen : tout collecter dans une seule boîte de réception, décider ce que signifie chaque élément, et travailler à partir de listes de prochaines actions auxquelles vous faites confiance. Comme chaque carte est un rappel, tout votre système vit dans Apple Rappels et se synchronise sur tous vos appareils.

Les outils GTD se trouvent dans le domaine Flux de travail de la barre latérale : Boîte de réception, Aujourd’hui, Revue hebdomadaire, En attente, Un jour/Peut-être, Contextes et Couleurs (consultez Couleurs et légende des couleurs).

Configurer la boîte de réception et Un jour/Peut-être

Deux listes ont un rôle particulier. Dans la barre latérale Kanban, ouvrez le menu contextuel d’une liste et choisissez Définir comme boîte de réception ou Définir comme Un jour/Peut-être. L’inspecteur du tableau propose aussi les deux sous Rôles GTD quand rien n’est sélectionné. Tant que vous n’avez pas choisi, iKanban utilise une liste nommée « Inbox », et une liste nommée « Someday/Maybe » ou « Someday ».

Collecter

Mettez dans la boîte de réception tout ce qui retient votre attention. En dehors d’un projet, Nouveau › Nouvelle carte (⌘N sur Mac) propose la boîte de réception comme liste, sauf si vous êtes concentré sur une autre liste. Tout ce que vous ajoutez à cette liste dans Apple Rappels — avec Siri, par exemple — y arrive aussi. Dans la colonne À faire, la boîte de réception vient toujours en premier.

Clarifier la boîte de réception

Flux de travail › Boîte de réception indique combien d’éléments collectés restent à clarifier. Flux de travail (sur Mac) ou le bouton du diagramme (sur iPad et iPhone) affiche le diagramme du flux de travail GTD. Choisissez ensuite votre façon de travailler :

• Liste affiche tous les éléments collectés. Son menu ⋯ propose les issues : Fait (2 min) — terminé, Déléguer → En attente, Reporter au calendrier, Déplacer vers une liste (prochaine action) — et, pour ce qui n’appelle pas d’action, Un jour / Peut-être ou Corbeille.
• Carte par carte pose les questions un élément à la fois et met en évidence l’étape dans le diagramme : Est-ce que cela appelle une action ? Quelle est la prochaine action — une seule étape ou un projet en plusieurs étapes ? Cela prendra-t-il moins de deux minutes ? Chaque chemin se termine par une action : fait, délégué, reporté avec une échéance, ou déplacé vers une liste. Passer pour l’instant garde une carte pour plus tard. Sur Mac : appuyez sur Y ou N pour répondre à la première question.

Les documents de référence ont leur place dans les Fichiers d’un projet : importez-les là. Quand tout est clarifié, vous voyez Inbox zéro.

Prochaines actions et Aujourd’hui

Une prochaine action est une carte sur une liste, formulée comme la toute prochaine étape concrète. Pour la marquer comme À suivre, marquez-la dans la colonne À faire : ouvrez le menu contextuel de la carte et choisissez Marquer.

Aujourd’hui rassemble ce qui est d’actualité dans toutes les listes : En retard, À faire aujourd’hui et Prochaines (marquées).

En attente

Les cartes que vous avez confiées à quelqu’un portent le contexte @waiting ; Déléguer → En attente dans la boîte de réception l’ajoute pour vous. En attente affiche toutes les cartes en attente ouvertes, regroupées par liste.

Un jour/Peut-être

Un jour/Peut-être affiche les cartes ouvertes de votre liste Un jour/Peut-être — des idées auxquelles vous ne voulez pas encore vous engager. La Revue hebdomadaire les passe en revue.

Contextes

Un contexte indique où ou avec quoi vous pouvez faire quelque chose : @téléphone, @courses, @mac. C’est un @mot dans le titre de la carte ; définissez-le dans le champ Contexte de l’inspecteur de la carte.

Flux de travail › Contextes est l’endroit des contextes : Tout affiche toutes les cartes, et chaque ligne @contexte affiche ses cartes dans À faire, En cours et Terminé. Sur le tableau, les contextes sont un filtre : @ Tous les contextes ▾ en haut affiche les cartes d’un contexte, ou celles Non attribué.

Aller plus loin

Les résultats qui demandent plus d’une liste — avec leur propre plan, leurs cartes mentales et leurs fichiers — ont leur place dans Projets. Gardez tout à jour avec la Revue hebdomadaire.