Bereiche, Listen und Archiv

Deine Listen sind deine Erinnerungslisten. Bereiche fassen sie zu den großen Teilen deines Lebens und deiner Arbeit zusammen, und das Archiv nimmt Listen, die du nicht mehr brauchst, aus Erinnerungen heraus, ohne dass sie verloren gehen.

So funktionieren Bereiche

iKanban hat zwölf Bereiche. Du kannst keine hinzufügen oder entfernen, aber du kannst sie benennen. Jeder Bereich hat einen Titel, ein Kürzel und eine feste Farbe, und die Farbe verbindet einen Bereich mit seinen Listen: Eine Liste gehört zu dem Bereich, dessen Farbe zur Farbe der Liste passt. Karten zeigen das Kürzel ihres Bereichs in ihrer obersten Zeile, so erkennst du auch in Suchergebnissen, wohin eine Karte gehört.

So benennst du einen Bereich um:

1. Tippe in der Seitenleiste auf Kanban und dann im Abschnitt Bereiche auf einen Bereich.
2. Ändere im Inspektor Titel und Kurz und wähle dann Sichern.

Unter Listen in diesem Bereich zeigt der Inspektor jede Liste mit dieser Farbe. Auf dem iPhone: Tippe auf Details (i), um den Inspektor zu öffnen.

Bereiche sortieren

Die Reihenfolge der Bereiche ist die Reihenfolge der Listen auf dem Board. Öffne das Kontextmenü eines Bereichs und wähle Nach oben oder Nach unten – jede Spalte sortiert sich sofort neu. Auf dem Mac: Du kannst einen Bereich auch in der Seitenleiste an eine andere Stelle ziehen.

Das Board nach Bereich filtern

Wählst du einen Bereich aus, zeigt das Board nur dessen Listen. Board oben in der Kanban-Seitenleiste holt alle Listen zurück. Der Kontextfilter @ Alle Kontexte ▾ wirkt zusätzlich zum Bereichsfilter (siehe Das Board).

Auf eine Liste konzentrieren

Der Abschnitt Listen der Kanban-Seitenleiste zeigt alle deine Listen. Wählst du eine aus, zeigt das Board nur diese Liste, vollständig aufgeklappt. Auf dem Mac: Mit ⌘-Klick oder ⇧-Klick siehst du weitere Listen zusammen.

Eine Liste anlegen

1. Wähle Neu › Neue Liste (Auf dem Mac: ⌘⇧N).
2. Gib einen Titel ein und wähle einen Bereich.
3. Wähle Anlegen.

Die neue Liste ist eine normale Erinnerungsliste in der Farbe des Bereichs. Legst du sie in einem Projekt an, wird sie auch diesem Projekt zugeordnet.

Eine Liste bearbeiten

Öffne den Inspektor der Liste: Tippe auf dem Board auf den Titel der Liste. Auf dem Mac: Oder wähle die Liste in der Seitenleiste aus. Auf iPad und iPhone: Oder öffne das Kontextmenü der Liste in der Seitenleiste und wähle Details.

Im Inspektor kannst du:

• die Liste umbenennen.
• sie in einen anderen Bereich verschieben, indem du auf eines der zwölf Farbfelder tippst. Das ändert die Farbe der Liste in Erinnerungen.
• den Bereich direkt dort umbenennen. Der neue Name gilt für jede Liste dieser Farbe.

Wähle Sichern (auf dem Mac ⌘S), um deine Änderungen zu übernehmen.

Eine Liste archivieren

Alte Listen überladen das Board und bremsen Erinnerungen. Beim Archivieren wird eine Liste aus Erinnerungen herausgenommen und als Datei aufbewahrt.

1. Öffne das Menü … im Kopf der Liste auf dem Board – oder das Kontextmenü der Liste in der Kanban-Seitenleiste – und wähle Liste archivieren….
2. Bestätige mit Archivieren & aus Erinnerungen entfernen.

iKanban schreibt jede Karte der Liste in eine Datei im Ordner iKanban-Archiv in iCloud Drive, liest die Datei zur Prüfung wieder ein und entfernt erst dann die Liste aus Erinnerungen. Schlägt die Prüfung fehl, wird nichts gelöscht.

Eine archivierte Liste wiederherstellen

Sobald du eine Liste archiviert hast, erscheint am Ende der Kanban-Seitenleiste ein Abschnitt Archiv. Auf dem Mac: Klicke mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag und wähle Liste wiederherstellen. Auf iPad und iPhone: Tippe auf den Eintrag und dann auf Liste wiederherstellen.

iKanban legt die Liste in ihrer ursprünglichen Farbe mit allen Karten neu an – samt Spalte, Markierung, Reihenfolge, Fälligkeitsdatum und Verweisen auf Anhänge. Die Archivdatei bleibt als Sicherung liegen. Zwei Einschränkungen: Erinnerungen gibt den Karten neue Erstellungsdaten, und sich wiederholende Karten kommen ohne ihre Wiederholungsregel zurück.

Dasselbe Menü bietet Im Finder zeigen auf dem Mac und Teilen auf iPad und iPhone. Die Archivdateien sind einfaches JSON; den Ordner iKanban-Archiv findest du auch unter Dokumente.