Getting Things Done

iKanban folgt Getting Things Done von David Allen: alles in einer Inbox sammeln, für jeden Punkt klären, was er bedeutet, und aus Listen nächster Schritte arbeiten, denen du vertraust. Weil jede Karte eine Erinnerung ist, lebt dein ganzes System in Erinnerungen und wird auf alle deine Geräte synchronisiert.

Die GTD-Werkzeuge findest du im Bereich Workflow der Seitenleiste: Inbox, Heute, Wochendurchsicht, Warten auf, Irgendwann/Vielleicht, Kontexte und Farben (siehe Farben und Farblegende).

Inbox und Irgendwann/Vielleicht einrichten

Zwei Listen haben eine besondere Rolle. Öffne in der Kanban-Seitenleiste das Kontextmenü einer Liste und wähle Als Inbox festlegen oder Als Irgendwann/Vielleicht festlegen. Beides steht auch im Inspektor des Boards unter GTD-Rollen, wenn nichts ausgewählt ist. Solange du nichts festlegst, verwendet iKanban eine Liste namens „Inbox“ und eine Liste namens „Someday/Maybe“ oder „Someday“.

Sammeln

Pack alles, was deine Aufmerksamkeit beansprucht, in die Inbox. Außerhalb eines Projekts schlägt Neu › Neue Karte (auf dem Mac ⌘N) die Inbox als Liste vor, außer du hast gerade eine andere Liste im Fokus. Alles, was du in der App „Erinnerungen“ zu dieser Liste hinzufügst – zum Beispiel mit Siri –, landet ebenfalls dort. In der Spalte Todo steht die Inbox immer an erster Stelle.

Die Inbox klären

Workflow › Inbox zeigt, wie viele Notizen noch zu klären sind. Workflow (auf dem Mac) oder die Diagramm-Taste (auf iPad und iPhone) zeigt das Workflow-Diagramm von GTD. Dann wählst du, wie du arbeiten möchtest:

• Liste zeigt alle Notizen. Ihr Menü ⋯ bietet die möglichen Ergebnisse: Erledigt (2 Min.) — fertig, Delegieren → Warten auf, In den Kalender verschieben, Auf Liste verschieben (nächster Schritt) – und für alles, was nicht umsetzbar ist, Irgendwann / Vielleicht oder Papierkorb.
• Karte für Karte stellt die Fragen zu jeweils einer Notiz und hebt den Schritt im Diagramm hervor: Ist es umsetzbar? Was ist der nächste Schritt – ein einzelner Schritt oder ein Projekt mit mehreren Schritten? Dauert es weniger als zwei Minuten? Jeder Weg endet in einer Aktion: erledigt, delegiert, mit Fälligkeitsdatum verschoben oder auf eine Liste gelegt. Vorerst überspringen hebt eine Karte für später auf. Auf dem Mac: Drücke Y oder N, um die erste Frage zu beantworten.

Referenzmaterial gehört in die Dateien eines Projekts: Importiere es dort. Ist alles geklärt, siehst du Inbox Zero.

Nächste Schritte und Heute

Ein nächster Schritt ist eine Karte auf einer Liste, formuliert als der allernächste konkrete Handgriff. Um ihn als Als Nächstes zu kennzeichnen, markierst du ihn in der Spalte Todo: Öffne das Kontextmenü der Karte und wähle Markieren.

Heute sammelt aus allen Listen, was jetzt ansteht: Überfällig, Heute fällig und Nächste (markiert).

Warten auf

Karten, die du abgegeben hast, tragen den Kontext @waiting; Delegieren → Warten auf in der Inbox fügt ihn für dich hinzu. Warten auf zeigt alle offenen wartenden Karten, nach Listen gruppiert.

Irgendwann/Vielleicht

Irgendwann/Vielleicht zeigt die offenen Karten deiner Irgendwann/Vielleicht-Liste – Ideen, auf die du dich noch nicht festlegen willst. Die Wochendurchsicht geht sie mit dir durch.

Kontexte

Ein Kontext sagt, wo oder womit du etwas erledigen kannst: @telefon, @besorgungen, @mac. Er ist ein @Wort im Titel der Karte; du setzt ihn im Feld Kontext des Karten-Inspektors.

Workflow › Kontexte ist der Ort für Kontexte: Alle zeigt jede Karte, und jede @Kontext-Zeile zeigt ihre Karten in Todo, In Arbeit und Fertig. Auf dem Board sind Kontexte ein Filter: @ Alle Kontexte ▾ oben zeigt die Karten eines Kontexts oder die ohne Kontext (Nicht zugewiesen).

Weiterführend

Ergebnisse, die mehr als eine Liste brauchen – mit eigenem Plan, Mindmaps und Dateien –, gehören in Projekte. Mit der Wochendurchsicht hältst du alles aktuell.